Các công việc chính bao gồm:
1. Tiếp nhận và Phân tích yêu cầu
- Nhận thông tin đơn hàng: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển từ khách hàng qua điện thoại, email hoặc hệ thống. Các grop Nhóm đặt xe trên zalo.
- Xác minh thông tin: Kiểm tra lại các thông tin cần thiết như tên khách hàng, địa chỉ, loại hàng, trọng lượng, kích thước, và thời gian yêu cầu.
- Đánh giá khả năng: Phân tích yêu cầu để xác định liệu công ty có đủ tài nguyên (xe, tài xế) để đáp ứng hay không.
2. Lập kế hoạch và Điều phối xe
- Sắp xếp lịch trình: Lên kế hoạch chi tiết cho từng chuyến đi, bao gồm thời gian lấy hàng, thời gian giao hàng và lộ trình di chuyển tối ưu nhất.
- Phân công phương tiện và tài xế: Chọn loại xe phù hợp với hàng hóa và phân công tài xế có kinh nghiệm, quen thuộc với tuyến đường.
- Giao việc: Gửi thông tin chi tiết về đơn hàng (địa chỉ, thông tin liên hệ, lộ trình) cho tài xế.
3. Giám sát và Cập nhật
- Theo dõi lộ trình: Sử dụng các công nghệ như GPS để theo dõi vị trí và tình trạng của xe, đảm bảo tài xế đi đúng tuyến đường và tuân thủ lịch trình.
- Liên lạc với tài xế: Duy trì liên lạc thường xuyên để nắm bắt tình hình, hỗ trợ giải quyết các vấn đề bất ngờ như kẹt xe, hỏng hóc hoặc sự cố khác.
- Cập nhật cho khách hàng: Thông báo kịp thời cho khách hàng về tình trạng đơn hàng, đặc biệt là khi có sự chậm trễ hoặc thay đổi.
4. Xử lý sự cố và báo cáo
- Xử lý tình huống: Khi có sự cố, bộ phận điều phối phải nhanh chóng đưa ra phương án xử lý (ví dụ: điều xe thay thế, thông báo cho khách hàng).
- Xác nhận hoàn tất: Tiếp nhận thông tin xác nhận từ tài xế và khách hàng khi đơn hàng đã được giao thành công.
- Lập báo cáo: Ghi lại toàn bộ dữ liệu của chuyến đi, bao gồm thời gian, quãng đường, chi phí phát sinh và kết quả cuối cùng để phục vụ cho việc thống kê và đánh giá hiệu quả hoạt động.
- Kiểm soát biên bản: Thu hồi và kiểm tra các chứng từ giao nhận hàng hóa (phiếu xuất kho, biên bản bàn giao có chữ ký khách hàng).
- Tổng hợp dữ liệu: Cập nhật bảng kê vận chuyển hàng ngày/hàng tuần để phục vụ việc tính lương cho tài xế và làm bảng quyết toán cho khách hàng.
5. Quản lý đội ngũ và Phương tiện
-
Theo dõi tình trạng xe: Nhắc nhở lịch bảo trì, bảo dưỡng xe định kỳ để tránh ảnh hưởng đến vận hành.
-
Quản lý tài xế: Đôn đốc thái độ làm việc, tác phong và việc chấp hành luật lệ giao thông của đội ngũ bác tài.
